Formato y estructura de los archivos
Una KB bien organizada vale más que una KB completa. El procesamiento depende de que la información sea fácil de extraer.
Regla de oro: un archivo = un tema
No metas todo en un solo documento gigante. Tampoco un solo Excel con 14 pestañas mezclando catálogo, FAQs, políticas y horarios. Cada archivo cubre un solo tema. Es más fácil de actualizar, más fácil de procesar, más fácil de revisar.
menu.xlsx, politica-devoluciones.docx, faq-envios.docx.informacion-empresa.docx con menú, políticas, FAQs y horarios mezclados.Qué formato usar según el contenido
El formato debe servir al contenido, no al revés.
| Tipo de contenido | Formato |
|---|---|
| Catálogo de productos, lista de precios, inventario | Excel / Google Sheets .xlsx.gsheet |
| FAQs (preguntas y respuestas) | Excel / Google Sheets .xlsx.gsheet |
| Políticas (devoluciones, envíos, garantía) | Word / Google Docs .docx.gdoc |
| Tono y guía de marca | Word / Google Docs .docx.gdoc |
| Protocolos y procesos paso a paso | Word / Google Docs .docx.gdoc |
| Ficha de un producto/servicio individual | Word / Google Docs .docx.gdoc |
| Horarios, contactos, datos de sucursales | Excel / Sheets / CSV .xlsx.gsheet.csv |
| Glosario de términos | Excel / Google Sheets .xlsx.gsheet |
| Documentos legales firmados (T&C, aviso de privacidad) | PDF con texto seleccionable .pdf |
| Exportes simples de sistemas | CSV / TXT .csv.txt |
Formatos aceptados
- .docxMicrosoft Word
- .xlsxMicrosoft Excel
- .gdocGoogle Docs (compartido con permisos de lectura)
- .gsheetGoogle Sheets (compartido con permisos de lectura)
- .pdfPDF con texto seleccionable (no escaneos)
- .csvCSV — para exportes de sistemas
- .txtTexto plano, sin formato
Cómo estructurar un Excel correctamente
BIEN — tabla limpia
| producto | precio | categoría | disponible |
|---|---|---|---|
| Hamburguesa clásica | 145 | Platillos fuertes | Sí |
| Papas a la francesa | 65 | Acompañamientos | Sí |
| Limonada | 45 | Bebidas | No |
MAL — celdas combinadas, encabezados decorativos
| · | MENÚ — PRECIOS 2026 | · | · |
| Platillos fuertes | · | · | · |
| Hamburguesa clásica | · | $145 | disponible |
| · | · | · | · |
| Bebidas | · | · | · |
| Limonada | · | $45 | NO HAY |
Encabezado decorativo en fila 1, filas vacías como separador, símbolos de moneda en texto, "NO HAY" en lugar de un booleano.
- Una sola tabla por hoja. Si tienes varias secciones, usa pestañas separadas o archivos separados.
- Encabezados en la primera fila. Nada antes. Sin títulos decorativos.
- Sin celdas combinadas. Cada dato vive en su propia celda.
- Sin filas vacías en medio. Si necesitas separar grupos, usa una columna de categoría.
- Datos uniformes. Si la columna es precio, todas las celdas son números — no "145", no "$145 MXN", no "ciento cuarenta y cinco".
Cómo estructurar un Word correctamente
BIEN — jerarquía clara con estilos de Word (Título 1, Título 2, párrafo)
Política de devoluciones Vigencia Las devoluciones aplican dentro de los 14 días naturales posteriores a la compra. Condiciones El producto debe estar sin uso, con empaque original y ticket o factura. Excepciones No aceptamos devolución de productos perecederos, ropa interior ni artículos en oferta. Proceso 1. El cliente contacta a customer service. 2. Se valida la compra y condición del producto. 3. Se autoriza la guía de retorno. 4. Se procesa el reembolso al método original.
- Usa los estilos de Word para títulos y subtítulos. No "agrandar y poner negrita" — usar Título 1, Título 2.
- Una idea por párrafo. Párrafos cortos.
- Listas con viñetas o numeradas, no asteriscos manuales ni guiones.
- Si hay una tabla, debe ser simple — sin tablas anidadas, sin celdas combinadas decorativas.
- Nada de capturas de pantalla con texto dentro. Si el texto importa, va escrito en el documento.
Anti-patrones: errores que rompen el procesamiento
Cada uno multiplica el tiempo de procesamiento o degrada la calidad del agente.
El problema
Las celdas combinadas y los encabezados que ocupan varias filas confunden el procesamiento. El sistema no sabe si "Bebidas" es un producto, una categoría o un título. Resultado: filas mal asociadas.
La solución
Una sola tabla por hoja, encabezados en la primera fila, sin celdas combinadas. Usa una columna de "categoría" si necesitas agrupar.
El problema
Un PDF que es una imagen escaneada (no tiene texto seleccionable) requiere OCR adicional, con riesgo de errores en precios, nombres y datos críticos.
La solución
Usa el documento original digital (Word, Google Doc). Si solo tienes el PDF escaneado, retipea los datos críticos en Word o Excel antes de entregarlos.
El problema
Tablas anidadas, cuadros de texto, columnas paralelas, marcas de agua: todo eso confunde la extracción. La información se pierde o se mezcla.
La solución
Si la información es tabular, ponla en Excel. Si es prosa, usa estilos de Word planos (Título 1, Título 2, párrafo).
El problema
"Toda la empresa.docx" con 80 páginas mezclando políticas, productos, FAQs, decisiones internas. Es imposible mantenerlo actualizado y el procesamiento extrae todo junto sin estructura.
La solución
Un archivo por tema. Carpeta organizada por categoría. Ver convención de nombres y estructura de carpeta.
El problema
Pegar capturas del menú, de la lista de precios o de una tabla dentro de un Word. El texto está en píxeles, no en caracteres. No se puede procesar.
La solución
El texto siempre escrito como texto. Las imágenes son útiles para fotos de producto o diagramas — no para mostrar precios o políticas.
El problema
"La política de envíos está en un correo de marzo que mandó Laura" — esa información no es procesable hasta que esté en un documento.
La solución
Extrae lo importante de correos y chats. Pásalo a un Word o Excel con estructura. No nos compartas el hilo de correos.
Convención de nombres de archivo
- Todo en minúsculas, sin acentos ni eñes, separado por guiones.
- Empieza por el tipo de contenido: politica-, ficha-, faq-, catalogo-, protocolo-.
- Incluye fecha o versión solo si es relevante: menu-2026-q2.xlsx.
- Nada de "copia", "final", "version_2_definitivo_buena". Usa control de versiones en Google Drive si necesitas histórico.
| BIEN | MAL |
|---|---|
| catalogo-productos.xlsx | Productos (1).xlsx |
| politica-devoluciones.docx | politica final FINAL.docx |
| faq-envios-mexico.docx | preguntas.docx |
| ficha-paquete-acelera.docx | Documento sin título (3).docx |
| menu-2026-q2.xlsx | menu nuevo (copia).xlsx |
Estructura de la carpeta de entrega
Organiza todo en una carpeta compartida (Google Drive, Dropbox, OneDrive). Estructura recomendada:
kb-mi-negocio/
├── 00-readme.docx ← nota para Landaii: qué incluiste, qué no
├── 01-productos-servicios/
│ ├── catalogo-productos.xlsx
│ ├── ficha-servicio-premium.docx
│ └── ficha-servicio-basico.docx
├── 02-politicas/
│ ├── politica-devoluciones.docx
│ ├── politica-envios.docx
│ └── politica-garantia.docx
├── 03-faq/
│ ├── faq-clientes-generales.xlsx
│ └── faq-envios.xlsx
├── 04-marca/
│ └── tono-de-marca.docx
└── 05-operacion/
├── horarios-sucursales.xlsx
└── contacto-equipo.xlsx